Danışmanlık ofislerinde randevu yönetimi neden zorlaşır?
Danışmanlık ofislerinde farklı görüşme türleri için ayrılması gereken süreler değişebilir. İlk görüşme, değerlendirme toplantısı, takip görüşmesi veya farklı danışmanlık hizmetleri aynı zaman planına sahip olmayabilir.
Birden fazla danışmanla hizmet veriliyorsa herkesin çalışma saatleri, sunduğu hizmetler ve müsaitlikleri de ayrı ayrı takip edilmelidir. Randevular telefon, WhatsApp, e-posta ve sosyal medya üzerinden alındığında takvim çakışmaları ve manuel takip yükü artabilir.
Online randevu sistemi danışmanlık ofisine ne kazandırır?
Bir danışmanlık ofisi randevu programının amacı yalnızca müşteriye internetten randevu aldırmak değildir. İyi kurgulanmış bir sistem, günlük görüşme trafiğini düzenler, danışmanların zamanını daha verimli kullanmaya yardımcı olur ve telefon ile mesaj üzerinden yürütülen manuel randevu takibini azaltır.
Mesai dışında da randevu
Müşterileriniz ofis kapalıyken bile uygun saatleri görerek randevu oluşturabilir.
Daha düzenli görüşme takvimi
Telefon, mesaj ve e-posta trafiği yerine tüm randevular tek bir takvimde toplanır.
Danışman bazlı planlama
Her danışman için çalışma saatleri, hizmetler ve müsaitlikler ayrı ayrı yönetilebilir.
Müşteri geçmişi
Müşterilerin önceki rezervasyonları ve ofisinizle olan etkileşimleri tek yerde takip edilebilir.
Müşterileriniz birkaç adımda görüşme randevusu oluşturabilsin
Danışmanlık hizmeti almak isteyen bir müşterinin sizi aramak veya e-posta yanıtı beklemek zorunda kalmaması önemli bir kolaylıktır. Rezzapp'ta müşterilerinizin ayrı bir uygulama indirmesi gerekmez.
Ofisinize özel Rezzapp bağlantısını web sitenizde, Google işletme profilinizde, sosyal medya hesaplarınızda veya QR kod üzerinde paylaşabilirsiniz. Müşteri bağlantıya girdiğinde hizmetini, tercih ettiği danışmanı, tarihi ve uygun saati seçerek randevusunu oluşturabilir.
Danışman ve hizmet bazlı randevu planlaması
Danışmanlık ofislerinde çalışanların uzmanlık alanları ve sundukları hizmetler birbirinden farklı olabilir. Bir danışman belirli hizmetleri yürütürken başka bir danışman farklı görüşme türlerinde görev alabilir.
Rezzapp'ta danışmanları ve çalışanları sundukları hizmetlerle eşleştirebilir, her hizmet için süre ve fiyat tanımlayabilir, çalışma saatlerini kişi bazında belirleyebilir ve uygun olunmayan zamanları rezervasyona kapatabilirsiniz.
- Danışman ve çalışan bazlı çalışma saatleri tanımlanabilir.
- Her danışmanın sunduğu hizmetler ayrı ayrı seçilebilir.
- İlk görüşme ve takip görüşmesi gibi hizmetler için farklı süreler tanımlanabilir.
- İzin veya müsait olunmayan saatler rezervasyona kapatılabilir.
- Aynı danışman için çakışan randevuların önüne geçilebilir.
İptal edilen ve unutulan görüşmelerin etkisini azaltın
Danışmanlık için ayrılan bir görüşme saatinin son anda boş kalması, gün içinde tekrar doldurulması zor bir zaman kaybına dönüşebilir. Bu nedenle randevu hatırlatmaları ve işletmenin belirlediği iptal kuralları önemlidir.
Rezzapp yaklaşan rezervasyonlar için otomatik hatırlatma süreçleri sunar. Ayrıca işletmeniz, müşterinin randevusunu ne kadar süre öncesine kadar iptal edebileceğini belirleyebilir. İptal ve gelmeme davranışlarının müşteri geçmişinde izlenebilmesi, tekrar eden durumları daha görünür hale getirir.
Müşteri randevu takibini daha düzenli hale getirin
Danışmanlık hizmetlerinde müşteriler belirli aralıklarla tekrar görüşme oluşturabilir. Bu nedenle yalnızca yaklaşan randevuları görmek değil, geçmiş rezervasyon hareketlerini de düzenli biçimde takip etmek işletme açısından değerlidir.
Rezzapp ile müşterilerin rezervasyon geçmişi, ziyaret sıklığı, iptal ve gelmeme davranışları gibi randevu odaklı bilgiler tek yerde izlenebilir. Böylece ofis yönetimi günlük takvim kadar geçmiş görüşme hareketlerini de daha düzenli takip edebilir.
Danışmanlık ofisinizi yalnızca takvimle değil, verilerle yönetin
Takvimin dolu olması tek başına işletme performansını tam olarak anlatmaz. Hangi danışmanlık hizmetlerinin daha fazla tercih edildiği, hangi gün ve saatlerde yoğunluk oluştuğu, danışmanların doluluk oranları ve rezervasyonların gelire etkisi birlikte değerlendirilmelidir.
Rezzapp'ın raporlama ekranları; rezervasyon sayıları, gelir görünümü, çalışan performansı, müşteri davranışları ve yoğun saatler gibi operasyonel verileri takip etmeye yardımcı olur.
Yapay zeka ile ofis verilerinizi yorumlayın
İşletme verisi toplamak tek başına yeterli değildir. Asıl değer, bu veriden anlamlı sonuçlar çıkarabilmektir. Rezzapp AI ile rezervasyon, gelir, çalışan ve müşteri verileri doğal dilde analiz edilebilir.
Örneğin “Hangi gün ve saatlerde kapasitemin altında çalışıyorum?”, “Hangi hizmetler daha az tercih ediliyor?” veya “Danışmanlarımın haftalık doluluk oranları nasıl?” gibi sorularla işletmenizdeki operasyonel eğilimleri daha hızlı görebilirsiniz.
Danışmanlık ofisi randevu programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
Her danışmanlık ofisinin çalışma biçimi farklı olabilir. Bu nedenle randevu programı seçerken yalnızca “online randevu alıyor mu?” sorusuna bakmak yeterli değildir.
- Müşterilerin mobil uygulama yüklemeden randevu oluşturabilmesi,
- danışman ve hizmet eşleştirmesinin yapılabilmesi,
- farklı görüşme sürelerinin desteklenmesi,
- çalışanların farklı çalışma saatlerinin yönetilebilmesi,
- randevu çakışmalarının engellenmesi,
- otomatik hatırlatma süreçlerinin bulunması,
- müşteri geçmişinin takip edilebilmesi,
- gelir, rezervasyon ve çalışan performansı raporlarının sunulması
gibi özellikler uzun vadede günlük çalışma düzenini ve müşteri deneyimini doğrudan etkileyebilir.
Rezzapp danışmanlık ofislerinde nasıl kullanılır?
Kurulum için karmaşık bir teknik süreç gerekmez. İşletmenizi ve şubenizi tanımladıktan sonra danışmanlık hizmetlerinizi, danışmanlarınızı, çalışanlarınızı, fiyatlarınızı ve çalışma saatlerinizi eklersiniz. Ardından ofisinize özel rezervasyon bağlantısını müşterilerinizle paylaşarak online randevu almaya başlayabilirsiniz.
Hizmetlerinizi tanımlayın
İlk görüşme, takip görüşmesi veya sunduğunuz diğer danışmanlık hizmetlerini süre ve fiyatlarıyla ekleyin.
Danışmanlarınızı ekleyin
Her danışman için sunduğu hizmetleri ve çalışma saatlerini belirleyin.
Linkinizi paylaşın
Web sitesi, Google işletme profili, sosyal medya veya QR kod üzerinden müşterilerinize ulaştırın.
Ofisinizi yönetin
Rezervasyon, müşteri, çalışan ve raporları tek panelden takip edin.
Görüşme randevularınızı tek noktadan yönetmeye başlayın.
Rezzapp'ın danışmanlık ofisinizin çalışma düzenine nasıl uyarlanabileceğini inceleyin.